3분기 마감, 총무 담당자는 무엇부터 해야 할까? 9월 업무 우선순위 5가지

인사이트

9월이 되면 경영지원 총무 업무는 오히려 더 많아집니다.

3분기 마감과 4분기 업무계획을 동시에 준비해야 하고, 연말까지 반드시 끝낼 일, 4분기에 집중할 일,

내년으로 넘길 일로 업무를 세 가지로 나누는 것이 좋습니다.

이때 중요한 것은 새로운 업무를 추가하는 것이 아닙니다.

예산관리, 계약관리, 자산관리, 재물조사, KPI를 점검하고,

연말까지 반드시 끝낼 업무의 우선순위를 정하는 것이 먼저입니다.

1. 3분기 예산관리는 남은 금액보다 4분기 지출을 먼저 봅니다

3분기 마감 시점에는 지금까지 얼마를 사용했는지만 보면 부족합니다.

4분기에 예정된 구매, 시설공사, 행사, 계약 갱신 비용까지 반영해 연말까지 예산이 충분한지 확인해야 합니다.

예산이 부족하다면 지출 우선순위를 조정하고, 여유가 있다면 연내 필요한 구매와 집행 계획을 미리 정리하는 것이

좋습니다. 총무 예산관리는 사용한 비용을 정리하는 업무가 아니라 앞으로 발생할 비용까지 예측하는 업무입니다.

2. 계약관리는 연말 전에 갱신과 종료 여부를 결정해야 합니다

렌탈, 유지보수, 임대차, SaaS 등 기업에는 반복 계약이 많습니다.

9월에는 계약 만료일만 확인하기보다 갱신할지, 재협상할지, 종료할지를 결정해야 하는 계약부터 찾아야 합니다.

계약 만료가 임박한 뒤 검토하면 가격 협상이나 업체 변경을 위한 시간이 부족해질 수 있습니다.

계약관리대장과 계약 만료 알림을 활용해 4분기와 연초에 만료되는 계약까지 미리 확인해 두는 것이 좋습니다.

3. 자산관리는 연말 재물조사 전에 한 번 정리해야 합니다

연말 재물조사 때 처음 자산을 확인하면 한꺼번에 일이 몰릴 수 있습니다.

사용자 변경, 자산 이동, 퇴사자 미반납, 유휴자산 등이 평소 자산관리대장에 반영되지 않은 경우가 있기

때문입니다. 9월에는 전체 자산을 다시 조사하기보다 퇴사자 자산, IT자산, 유휴자산처럼 변동이 많은 자산부터

확인하는 것이 효율적입니다. 사용자와 위치정보를 미리 정리해 두면 연말 재물조사와 자산실사도

훨씬 수월해집니다.

4. KPI는 달성률보다 남은 3개월에 바꿀 수 있는지를 봅니다

9월의 KPI 점검은 몇 퍼센트를 달성했는지 확인하는 데서 끝나면 안 됩니다.

현재 속도로 목표 달성이 가능한지, 지연된 원인이 무엇인지, 4분기에 집중하면 개선할 수 있는지를 판단해야

합니다. 이미 바꿀 수 없는 숫자보다 지금부터 바꿀 수 있는 지표에 집중하는 것이 중요합니다.

5. 9월 총무업무, 세 가지로 나누면 우선순위가 보입니다

9월 업무 체크리스트를 만들 때 모든 일을 같은 우선순위로 두면 정작 중요한 업무가 뒤로 밀릴 수 있습니다.

연말까지 반드시 끝낼 일, 4분기에 집중할 일, 내년으로 넘길 일로 업무를 세 가지로 나누는 것이 좋습니다.

예산, 계약, 자산, KPI뿐 아니라 시설관리와 연말 행사 등도 같은 기준으로 분류하면 4분기 업무계획을

세우기 쉬워집니다. 총무업무 체크리스트의 목적은 일을 많이 적는 것이 아니라 무엇을 먼저 처리해야

하는지 명확하게 만드는 것입니다.

6. 결론

9월은 단순히 3분기를 마감하는 시점이 아닙니다.

경영지원 총무에게는 4분기와 연말 업무의 우선순위를 정해야 하는 시기입니다.

지금 해야 할 일과 연말까지 끝낼 일, 내년으로 넘길 일을 구분해두면 남은 3개월의 업무가 훨씬 선명해집니다.

결국 9월 총무업무의 핵심은 더 많은 일을 시작하는 것이 아니라 무엇부터 끝낼지 결정하는 것입니다.